Häufig gestellte Fragen

Im Folgenden finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen. Ihre Frage konnte trotzdem nicht beantwortet werden? Zögern Sie bitte nicht uns persönlich zu kontaktieren.

Jeder. Wir stellen den CoronaOfficePlanner kostenlos zur Verfügung. Loggen Sie sich einfach über Ihren Browser ein.
Das Dashboard aller Abteilungen sieht nur der Personalverantwortlichen. Die Mitarbeiter sehen nur die möglichen Tage, an denen sie sich eintragen können und die Eintragungen der abteilungsinternen Kollegen. Der Personalverantwortliche hingegen kann die Kontaktketten nachverfolgen und behält den Überblick über alle Abteilungen.
Die zur Auswahl stehenden Termine werden durch den Personalverantwortlichen angelegt. So bestimmt der Personalverantwortliche, an welchen Tagen die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich einzutragen. So können Abteilungen oder Büros auch im Wochenwechsel arbeiten.
Nach Ihrer ersten Registrierung erhalten Sie eine Einladung per E-Mail. Folgen Sie dem Link, um Ihren Account zu aktivieren. Sie haben nun die Rolle des Personalverantwortlichen inne, das heißt, dass Sie Meetings anlegen und die Mitarbeiter verwalten können. Loggen Sie sich anschließend erstmalig in die Anwendung ein und legen Sie die erste Abteilung oder das erste Büro an. In den Abteilungs-Einstellungen können Sie individuell festlegen, in welchem Raum wie viele Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Das Anlegen der Abteilungen ist notwendig, damit sich Ihre Mitarbeiter nach der Einladung in ihre entsprechenden Abteilungen / Räume eintragen können.
Die von Ihnen angelegten Abteilungen definieren die Mitarbeitergruppe. Sitzen Ihre Mitarbeiter in Abteilungen zusammen, legen Sie diese an. Sitzen Ihre Mitarbeiter teilweise in mehreren Büros oder arbeiten abteilungsübergreifend, bietet es sich an die Büros (Räume) anzulegen. Mehr dazu finden Sie auch im Anwendungsbeispiel.
Sie haben zwei Möglichkeiten Ihre Mitarbeiter hinzuzufügen. Die erste finden Sie unter "Mitarbeiter". Hier können Sie durch Klicken auf den [Neuen Mitarbeiter Anlegen] Button einen neuen Mitarbeiter hinzufügen. Dieser wird nach dem Bestätigen durch eine automatisch generierte E-Mail zu der Anwendung eingeladen. Die zweite Möglichkeit bietet sich vor allem an, wenn Sie mehrere Kontakte gleichzeitig hinzufügen möchten. Sie finden unter „Mitarbeiter Importieren“ eine Schritt für Schritt Anleitung, wie Sie eine Excel- oder CSV Datei hochladen können. Die Anwendung erkennt dann automatisch die die E-Mailadressen der Mitarbeiter. Auf der darauffolgenden Übersichtsseite haben Sie die Möglichkeit die Eingaben noch einmal zu prüfen und zu bearbeiten, um dann abschließend alle Mitarbeiter einzuladen.
Ihre Mitarbeiter erhalten eine automatisch generierte E-Mail, welche den Link zum Login, sowie ein Einmalpasswort erhält. Beim ersten Login ist es erforderlich, dass der Mitarbeiter festlegt, welcher Abteilung bzw. welchem Raum er zugewiesen wird. Nach dem Auswählen der Abteilung ist er vollständig registriert und kann sich somit direkt eintragen und seine Anwesenheitstage im Büro verwalten.
Mitarbeiter, die täglich ins Büro kommen, können entsprechend gekennzeichnet werden. Sitzen sie gemeinsam in einem Büro, bilden Sie eine Kontaktgruppe.
Der CoronaOfficePlanner lässt sich vollständig skalieren: Unter „Abteilungs-Einstellungen“ können Sie festlegen, wie viele Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung maximal zusammentreffen dürfen. Außerdem lässt sich anpassen, wie viele Tage vergehen müssen, nachdem Kontakte stattgefunden haben und ein Wechsel eines Mitarbeiters in eine andere Kontaktgruppe möglich ist. Mitarbeiter, die täglich ins Büro kommen, können entsprechend gekennzeichnet werden. Sitzen sie gemeinsam in einem Büro, bilden Sie eine Kontaktgruppe.
Meetings stehen im CoronaOfficePlanner für das Aufeinandertreffen von Mitarbeitern.
Der CoronaOfficePlanner verwaltet Ihre Daten sicher und geschützt. Folgende Daten werden erfasst, um die Kernfunktionalität des CoronaOfficePlanners zu gewährleisten:
  • E-Mailadresse der Benutzer
  • Angelegte Meetingtermine
  • Zuordnung von E-Mailadressen zu Terminen
  • Abteilungsbezeichnungen
  • Zuordnung von E-Mailadressen zu Abteilungsbezeichnungen
Sämtliche Informationen zum Datenschutz finden Sie hier.